Questa licenza si applica a qualsiasi manuale o altra opera, su ogni tipo di supporto, che contenga la nota, posta dal detentore del copyright, che attesti la possibilità di distribuzione secondo i termini di questa licenza. Tale nota permette universalmente, senza pagamento di diritti e senza limiti di durata di utilizzare il lavoro secondo le condizioni qui specificate. Con "documento", nel seguito ci si riferisce a qualsiasi manuale o opera. Ogni fruitore è un destinatario della licenza ed è ad esso che si fa riferimento. Si conviene che la licenza viene accettata se si copia, modifica o distribuisce il lavoro in una maniera tale da richiedere il permesso secondo le leggi sul copyright.

Una «versione modificata» del documento è ogni opera contenente il documento stesso o parte di esso, sia riprodotto alla lettera che con modifiche, oppure traduzioni in un'altra lingua.

Una «sezione secondaria» è un'appendice cui si fa riferimento o una premessa del documento e riguarda esclusivamente il rapporto dell'editore o dell'autore del documento con l'argomento generale del documento stesso (o argomenti affini) e non contiene nulla che possa essere compreso nell'argomento principale. (Perciò, se il documento è in parte un manuale di matematica, una sezione secondaria non può contenere spiegazioni di matematica). Il rapporto con l'argomento può essere un tema collegato storicamente con il soggetto principale o con soggetti affini, o essere costituito da argomentazioni legali, commerciali, filosofiche, etiche o politiche pertinenti.

Le «sezioni non modificabili» sono alcune sezioni secondarie i cui titoli sono esplicitamente elencati come titoli delle sezioni non modificabili nella nota che indica che il documento è realizzato sotto questa licenza. Se una sezione non rientra nella precedente definizione di sezione secondaria, allora non è permesso che venga definita come non modificabile. Il documento può anche non contenere sezioni non modificabili. Se nel documento non vengono indicate sezioni non modificabili, allora significa che non ve ne sono.

I «testi di copertina» sono dei brevi brani di testo che sono elencati, nella prima o quarta pagina di copertina, nella nota che indica che il documento è rilasciato sotto questa licenza. Il testo sulla prima di copertina può essere composto al massimo di 5 parole mentre quello sulla quarta di copertina può essere al massimo di 25 parole.

Una copia «trasparente» indica una copia leggibile da un calcolatore, codificata in un formato le cui specifiche sono disponibili pubblicamente, tale che il suo contenuto possa essere modificato in modo semplice con generici editor di testi o (per immagini composte da pixel) con generici editor di immagini o (per i disegni) con qualche editor di disegni ampiamente diffuso; la copia deve essere adatta al trattamento per la formattazione o per la conversione in una varietà di formati atti alla successiva formattazione. Una copia fatta in un formato di file, per il resto trasparente, i cui marcatori o assenza di tali sono stati progettati per intralciare o scoraggiare modifiche future da parte dei lettori non è trasparente. Un formato immagine non è trasparente se viene usato per rappresentare una notevole quantità di testo. Una copia non «trasparente» viene detta «opaca».

Esempi di formati adatti per copie trasparenti sono l'ASCII puro senza marcatori, il formato di ingresso per Texinfo, il formato di ingresso per LaTeX, SGML o XML accoppiati ad una DTD pubblica e disponibile, e i formati conformi agli standard HTML semplice, Postscript e PDF progettati per essere modificati manualmente. Esempio di formati immagine trasparenti includono il PNG, XCF e JPG. I formati opachi includono i formati proprietari che possono essere letti e modificati solo con word processor proprietari, SGML o XML per cui non è in genere disponibile la DTD o gli strumenti per il trattamento, e i formati HTML, Postscript e PDF generati automaticamente da qualche word processor esclusivamente come output.

La «pagina del titolo» di un libro stampato indica la pagina del titolo stessa, più qualche pagina seguente per quanto necessario a contenere in modo leggibile, il materiale che la licenza prevede che compaia nella pagina del titolo. Per opere in formati in cui non sia contemplata esplicitamente la pagina del titolo, con "pagina del titolo" si intende il testo prossimo al titolo dell'opera, precedente l'inizio del corpo del testo.

Una sezione «Intitolata XYZ» significa una sottosezione con nome del documento il cui titolo sia precisamente XYZ o che contenga XYZ in parentesi dopo il testo che traduce XYZ in un'altra lingua (in questo caso XYZ sta per uno specifico nome di sezione menzionato sotto, come per i «Riconoscimenti», «Dediche», «Approvazioni», o «Storia»). Secondo questa definizione, «preservare il titolo» di tale sezione quando si modifica il documento, significa che essa rimane una sezione «Intitolata XYZ».

Il documento può includere dei limiti alla garanzia accanto alla nota affermante l'applicazione di questa licenza al documento. Questi limiti alla garanzia sono da considerare da includere come riferimento a questa licenza, ma solo per quanto riguarda le limitazioni alla garanzia: ogni altra implicazione che questi limiti alla garanzia possono avere è da considerarsi nulla e non ha effetto sul significato di questa licenza.