Diese Lizenz findet Anwendung auf jedes Handbuch oder sonstiges Werk, unabhängig von dem Medium, auf dem es erscheint, das einen vom Urheberrechtsinhaber eingefügten Hinweis enthält, dass das Werk unter den Bedingungen dieser Lizenz verbreitet werden darf. Ein solcher Hinweis gewährt eine weltweite, vergütungsfreie Lizenz von unbefristeter Dauer, um dieses Werk unter den hier festgelegten Bedingungen zu verwenden. Der Begriff „Dokument“ wird im folgenden für alle solche Handbücher und Werke verwendet. Jede Person kann Lizenznehmer sein und wird im folgenden mit „Sie“ angesprochen. Sie akzeptieren diese Lizenz, wenn Sie ein Dokument derart kopieren, verändern oder verteilen, dass Sie gemäß den Gesetzen zum Urheberrecht die Erlaubnis benötigen.

Eine „modifizierte Version“ Version des Dokumentes steht für jedes Werk, das das Dokument als Ganzes oder in Teilen enthält, entweder auf Datenträger kopiert oder mit Änderungen versehen und/oder in eine andere Sprache übersetzt.

Ein „untergeordneter Abschnitt“ ist ein benannter Anhang oder ein Enleitungsabschnitt des Dokuments, der sich ausschließlich mit dem Verhältnis der Herausgeber oder Autoren des Dokuments zum Gesamtthema des Dokuments befasst (oder damit in Verbindung stehende Bewandtnissen) und nichts beinhaltet, was direkt innerhalb des Gesamtthemas fallen könnte. (Wenn das Dokument zu einem Fachbuch über Mathematik gehört, kann ein untergeordneter Abschnitt folglich nichts Mathematisches erläutern.) Die Beziehung könnte ein Anliegen mit historischer Verbindung zum Thema oder damit zusammenhängender Dinge sein, oder von gesetzlicher, gesellschaftlicher, philosophischer, ethischer oder politischer Art sein, die das Thema betreffen.

Die „unveränderlichen Abschnitte“ sind bestimmte untergeordnete Abschnitte, deren Titel in dem Lizenhinweis, der das Dokument unter diese Lizenz stellt, als unveränderliche Abschnitte aufgeführt sind. Wenn ein Abschnitt nicht zur obigen Definition von untergeordnet passt, dann ist es nicht erlaubt, ihn als unveränderlich zu kennzeichnen. Das Dokument muss keine unveränderlichen Abschnitte enthalten. Wenn das Dokument keine unveränderlichen Abschnitte kennzeichnet, dann gibt es keine.

Die „Umschlagtexte“ sind bestimmte kurze Textpassagen, die als vordere Umschlagtexte oder hintere Umschlagtexte in dem Hinweis, der besagt, dass das Dokument unter dieser Lizenz freigegeben ist, verzeichnet sind. Ein vorderer Umschlagtext kann bis zu 5 Wörter enthalten, ein hinterer Umschlagtext bis zu 25 Wörter.

Eine „transparente“ Kopie des Dokumentes bezeichnet eine maschinenlesbare Kopie in einem Format, dessen Spezifikationen allgemein verfügbar und geeignet ist, das Dokument auf einfache Weise mit allgemeinen Texteditoren oder (für aus Pixeln bestehende Bilder) allgemeinen Malprogrammen oder (für Zeichnungen) irgendeinem weit verbreiteten Zeicheneditor zu überarbeiten, und das geeignet ist, es als Eingabe für Textformatierer oder als Eingabe für automatische Konvertierungsprogramme zu verwenden, die eine Reihe von unterschiedlichen Formaten erzeugen, die ihrerseits als Eingabe für Textformatierer verwendet werden können. Eine in einem ansonsten transparenten Dateiformat erstellte Kopie, dessen Auszeichnung oder fehlende Auszeichnung derart ausgestaltet wurde, um nachträgliche Modifikation durch Leser zu erschweren oder zu verhindern, ist nicht transparent. Ein Bildformat ist nicht transparent, wenn es für eine substantielle Menge von Text verwendet wird. Eine Kopie, die nicht „transparent“ ist, wird „undurchsichtig“ genannt.

Beispiele von geeigneten Formaten für transparente Kopien beinhalten einfachen ASCII-Text ohne Auszeichnungen, Texinfo-Eingabeformat, LaTeX-Eingabeformat, SGML oder XML unter Verwendung einer öffentlich zugänglichen DTD, und standardkonformes einfaches HTML, PostScript oder PDF, die für Veränderungen durch Menschen entworfen sind. Beispiele für transparente Bildformate beinhalten PNG, XCF und JPG. Undurchsichtige Formate beinhalten proprietäre Formate, die nur mit proprietären Textverarbeitungssystemen gelesen und bearbeitet werden können, SGML oder XML, für welche die DTD und/oder Bearbeitungswerkzeuge nicht allgemein verfügbar sind, und maschinengeneriertes HTML, PostScript oder PDF, das von manchen Textverarbeitungsprogrammen nur zu Ausgabezwecken erzeugt wird.

Mit „Titelseite“ wird in einem gedruckten Buch die eigentliche Titelseite sowie die direkt darauf folgenden Seiten bezeichnet, die all das in lesbarer Form enthalten, was gemäß dieser Lizenz auf der Titelseite erscheinen muss. Für Werke, die in Formaten vorliegen, die keine Titelseiten haben, gilt als „Titelseite“ der Text, der der auffälligsten Darstellung des Titels des Werkes direkt folgt, aber noch vor dem Inhalt des Werkes steht.

Ein Abschnitt „Mit dem Titel XYZ“ bedeutet eine benannte Untereinheit des Dokuments, dessen Titel entweder genau XYZ ist oder XYZ in runden Klammern enthält, gefolgt von Text, welcher XYZ in eine andere Sprache übersetzt. (Hier steht XYZ für einen spezifischen Abschnittsnamen, der im folgenden erwähnt wird, wie zum Beispiel „Danksagungen“ (Acknowledgements), „Widmungen“ (Dedications), „Zusätze“ (Endorsements) oder „Historie“ (History).) Den „Titel“ eines solchen Abschnitts „zu erhalten“, wenn Sie das Dokument modifizieren, bedeutet, dass dieser ein Abschnitt „Mit dem Titel XYZ“ gemäß seiner Definition bleibt.

Das Dokument kann direkt hinter der Notiz, die besagt, dass das Dokument unter dieser Lizenz freigegeben ist, Garantieausschlüsse enthalten. Diese Garantieausschlüsse werden so behandelt, als seien sie als Referenzen in diese Lizenz eingeschlossen, allerdings nur, um Garantien auszuschließen: Jede andere Auswirkung, die dieser Ausschluss hat, ist ungültig und hat keine Wirkung im Sinne dieser Lizenz.