Această licență se aplică oricărui manual sau altă lucrare, în orice mediu de prezentare, care conține o notă scrisă de deținătorul drepturilor de autor care spune că poate fi distribuit în termenii acestei licențe. O astfel de notă acordă licență liberă universală, liberă de drepturi de autor, nelimitată, pentru utilizare în condițiile formulate în cadrul acesteia. „Documentul”, de mai jos, se referă la orice manual sau lucrare. Orice utilizator este licențiat, și este adresat prin „dumneavoastră”. Dumneavoastră acceptați licența dacă veți copia, modifica, sau distribui lucrarea în așa fel încât să se solicite permisiuni respectând legea drepturilor de autor.

O „versiune modificată” a documentului înseamnă orice lucrare conținând documentul sau o porțiune a acestuia, fie copiat cuvânt cu cuvânt, sau cu modificări și/sau traduse în altă limbă.

O „Secțiune secundară” este un apendix cu denumire sau o secțiune inițială a documentului care se distribuie exclusiv în relație cu editorii sau autorii documentului ca informație generală (sau referitor la chestiuni care au legătură) și nu conține nimic care se referă direct la subiect. (Astfel, dacă documentul este o parte a unei cărți de matematică, secțiunea secundară poate să nu descrie nimic matematic). Relația poate fi o chestiune de legături istorice cu subiectul, sau cu materialele înrudite, sau poate reprezenta o poziționare legală, comercială, filozofică, etică sau politică despre subiect.

„Secțiunile invariante” sunt anumite secțiuni secundare ale căror titluri sunt desemnate ca fiind cele de secțiuni invariante, în nota ce spune că documentul este publicat sub această licență. Dacă o secțiune nu se încadrează în definiția de mai sus a secțiunii secundare, atunci nu este permis să fie desemnată ca invariantă. Documentul poate să nu conțină Secțiuni Invariante. În cazul în care documentul nu identifică nici o secțiune invariantă, atunci nu există nici una.

„Textele de copertă” sunt scurte pasaje text care sunt tipărite pe prima copertă sau pe ultima copertă prin care se menționează că documentul este distribuit sub această licență. Textul de pe copertă poate avea maxim 5 cuvinte, textul de pe ultima copertă poate fi de cel mult 25 de cuvinte.

O copie „Transparentă” a documentului înseamnă o copie care se poate citi automat, reprezentată într-un format disponibil publicului general, disponibilă pentru revizuiri direct cu editoare de text generice sau (pentru imagini compuse din pixeli) cu programe generice de pictură sau (pentru grafică) cu editoare grafice larg răspândite, și care sunt adecvate pentru formatări de text sau transformare într-o varietate de formate disponibile pentru introducere de text pentru formatat. O copie realizată în alt format de fișier transparent care prin marcaje, sau prin absența marcajelor a fost aranjat pentru a împiedica sau descuraja modificările fragmentelor din partea cititorilor nu este transparentă. O copie care nu este „Transparentă” este denumită „Opacă”.

Exemple de formate potrivite pentru copii transparente sunt fișierele ASCII fără marcaje, formate Texinfo, LaTeX, SGML sau XML cu utilizare de DTD disponibil public, și HTML simplu standard, PostScript sau PDF proiectate pentru modificare manuală. Exemple de formate transparente pentru imagini includ PNG, XCF și JPG. Formatele opace includ formate proprietărești care se pot citi doar cu procesoare de text proprietar, SGML sau XML pentru care DTD și/sau instrumentele de procesare nu sunt general disponibile, precum și HTML, PostScript PDF generate automat prin anumite procesoare de text sau doar pentru mesaje de ieșire.

„Pagina titlu” înseamnă, pentru o carte tipărită, pagina de titlu în sine, plus următoarele pagini care trebuie să dețină, lizibil, materialul despre care această licență cere să apară în pagina de titlu. Pentru lucrări în formate care nu au o pagină de titlu ca atare, „ Pagina titlu ” înseamnă textul aproape de cea mai importantă apariție a titlului lucrării, precedând începutul corpului textului.

O secțiune „Intitulată XYZ” înseamnă o subunitate denumită a documentului al cărei titlu este precizat ca XYZ sau conține XYZ în paranteze urmate de text care traduce XYZ în altă limbă. (Aici, prin XYZ presupunem o secțiune specificată cu numele menționat mai jos, cum ar fi „Mulțumiri”, „Dedicații”, „Mențiuni”, sau „Istoric”.) Pentru „Păstrarea titlului” unei astfel de secțiuni atunci când se modifică documentul se presupune că rămâne această secțiune „Intitulată XYZ” conform acestei definiții.

Documentul poate include limitările de responsabilitate alături de anunțul care afirmă că această licență se aplică documentului. Aceste limitări de responsabilitate se consideră incluse prin referință în această licență, dar numai în ceea ce privește renunțarea la garanții: orice alte implicații pentru aceste limitări de responsabilitate sunt nule și nu au niciun efect asupra înțelesului acestei licențe.